Ai Nên Thuê Co working Space? Chọn Văn Phòng Phù Hợp

Sự phát triển công nghệ thúc đẩy mạnh mẽ xu hướng làm việc linh hoạt, mô hình cho thuê co working space (không gian làm việc chung) ngày càng trở thành lựa chọn ưu việt của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo điều kiện cho sự sáng tạo, kết nối mạng lưới chuyên nghiệp và nâng cao hiệu suất làm việc, đặc biệt phù hợp cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau.

Vậy ai nên thuê co working space và mỗi nhóm đối tượng sử dụng làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả công việc khi làm việc trong không gian này? Bài viết sau đây sẽ phân tích kỹ lưỡng từng đối tượng sử dụng phù hợp cùng cách làm việc hiệu quả, giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích.

Thuê Co working Space là gì?

Thuê Co working space là mô hình văn phòng dùng chung, nơi nhiều cá nhân, doanh nghiệp thuê chung không gian làm việc được trang bị đầy đủ tiện nghi hiện đại như:

• Internet tốc độ cao, hệ thống máy in, máy photocopy.
• Phòng họp đa chức năng.
• Khu vực tiếp khách, giải trí.
• Dịch vụ lễ tân, bảo vệ chuyên nghiệp.
• Các dịch vụ vệ sinh, kỹ thuật hỗ trợ.

Điều đặc biệt là thay vì phải ký hợp đồng thuê dài hạn và tự chịu trách nhiệm đầu tư cơ sở vật chất, các thành viên có thể linh hoạt thuê theo giờ, ngày, tháng với chi phí hợp lý. Đây là ưu điểm khiến nhiều đối tượng chọn thuê co working space vì tiết kiệm chi phí vận hành và tạo môi trường làm việc đầy cảm hứng.

Đối Tượng nên thuê Co working Space?

Dịch vụ cho thuê co working space có thể phục vụ đa dạng đối tượng sử dụng coworking với đặc điểm, nhu cầu công việc riêng biệt.

Người làm nghề tự do (Freelancer) và chuyên gia độc lập

Đây là nhóm đối tượng thuê co working space điển hình nhờ tính linh hoạt cao. Người làm nghề tự do thường có tính chất công việc linh hoạt, không bắt buộc phải cố định tại một địa điểm làm việc nên cần không gian văn phòng cung cấp:

• Không gian yên tĩnh, chuyên nghiệp, tạo môi trường tập trung cao độ.
• Chỗ ngồi cố định hoặc linh hoạt tùy chọn, phù hợp với lịch làm việc không cố định.
• Cơ hội kết nối và giao lưu với các chuyên gia, freelancer khác để mở rộng mạng lưới cộng đồng chuyên nghiệp.

Người làm việc từ xa (Remote workers)

Những người làm việc từ xa thường cảm thấy cô lập và khó duy trì tập trung nếu chỉ làm việc tại nhà. Coworking space tạo ra ranh giới rõ ràng giữa không gian làm việc và sinh hoạt cá nhân giúp tạo ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống giúp:

• Thiết lập môi trường làm việc nghiêm túc, kích thích kỷ luật và năng suất.
• Tận dụng phòng họp, ký túc xá ảo để giao tiếp, hội họp trực tuyến hiệu quả.
• Kết nối với cộng đồng đa ngành có thể mở rộng mạng lưới, học hỏi và phát triển kỹ năng.

Các Startup và doanh nghiệp nhỏ

Startup thường chọn không gian làm việc có chi phí thấp, hợp đồng linh hoạt và môi trường kết nối rộng do hạn chế về tài chính và nhu cầu linh hoạt về diện tích. Thuê Coworking space mang lại lợi ích:

• Thuê linh hoạt theo tháng hoặc giờ, giúp tiết giảm tối đa chi phí mặt bằng và vận hành.
• Không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp giúp xây dựng hình ảnh tốt với khách hàng, đối tác.
• Môi trường cộng đồng doanh nghiệp năng động, hỗ trợ tạo các mối quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm hữu ích.

Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đang mở rộng hoặc cần văn phòng vệ tinh

Đối với các doanh nghiệp lớn, thuê coworking space được dùng như giải pháp văn phòng vệ tinh hoặc mở nhanh văn phòng tại nhiều địa điểm mới mà không cần thủ tục, đầu tư phức tạp.

• Nâng cấp hoặc giảm quy mô dễ dàng tùy thuộc tình hình kinh doanh.
• Linh hoạt hỗ trợ nhân viên di chuyển, làm việc đa điểm địa lý.
• Phù hợp với các chiến lược quản lý hiện đại, cho phép làm việc từ xa hoặc tại văn phòng.

Cách làm việc hiệu quả thuê Co working Space

Người làm nghề tự do và chuyên gia độc lập

Đối tượng khi thuê co working space này nên chọn chỗ ngồi yên tĩnh và tích cực networking:

• Chọn không gian phù hợp: Ưu tiên lựa chọn khu vực yên tĩnh, có phòng riêng hoặc bàn làm việc cá nhân để giảm thiểu tiếng ồn và sự gián đoạn.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Sử dụng các phần mềm quản lý công việc (như Trello, Asana) để tổ chức lịch trình, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
• Tích cực tham gia cộng đồng: Tham gia các hoạt động networking, workshop do coworking space tổ chức để mở rộng mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm, tăng cơ hội hợp tác.

Người làm việc từ xa

• Thiết lập lịch làm việc cố định: Tạo thói quen thời gian vào/ra văn phòng rõ ràng để duy trì kỷ luật làm việc và phân tách công việc – cuộc sống cá nhân.
• Tận dụng tiện ích đa năng: Sử dụng phòng họp, khu vực hội thảo cho các cuộc gặp trực tuyến hoặc họp nhóm quan trọng.
• Tuân thủ văn hóa chung: Giữ yên tĩnh, dọn dẹp khu vực làm việc sau giờ hành chính giúp duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp cho mọi người.

Startup và doanh nghiệp nhỏ

• Lựa chọn không gian phù hợp với văn hóa công ty: Ưu tiên không gian mở, sáng tạo với thiết kế khuyến khích tương tác và đổi mới.
• Sử dụng các dịch vụ hỗ trợ: Lễ tân, kỹ thuật, dịch vụ phòng họp để giảm áp lực quản lý văn phòng, tập trung phát triển kinh doanh.
• Tham gia mạng lưới cộng đồng: Tận dụng các sự kiện, chương trình đào tạo nội bộ do coworking space tổ chức để tăng cơ hội kết nối, chia sẻ tri thức.

Cách làm này giúp startup tận dụng triệt để lợi thế khi sử dụng thuê co working space để thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia

• Chọn coworking space đáp ứng quy mô đa dạng: Các cơ sở có phòng họp quy mô lớn, khu vực làm việc nhóm, phòng tiếp khách chuyên nghiệp.
• Thiết lập quy trình làm việc linh hoạt: Cho phép nhân viên truy cập 24/7 khi cần thiết, hỗ trợ các giờ làm việc ngoài giờ hành chính.
• Đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ: Đặc biệt về bảo mật dữ liệu, an ninh thông tin và tuân thủ nội quy chung của coworking space.

Lợi ích khi thuê văn phòng Coworking

Thuê văn phòng coworking nào cũng nhận được các lợi ích: tiết kiệm chi phí, không gian hiện đại, cơ hội kết nối cộng đồng, tính linh hoạt cao và dịch vụ hỗ trợ tận tâm:

• Tiết kiệm chi phí đáng kể: Hạn chế chi phí đầu tư trang thiết bị, bảo trì, nhân sự vận hành. Thuê linh hoạt theo nhu cầu mà không gánh chi phí cố định quá cao.
• Không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp: Trang thiết bị công nghệ cao, nội thất thiết kế đẹp đem lại cảm hứng và năng suất công việc.
• Cơ hội kết nối cộng đồng: Tạo điều kiện giao lưu giữa các cá nhân, doanh nghiệp đa lĩnh vực, mở rộng cơ hội hợp tác kinh doanh hiệu quả.
• Tính linh hoạt vượt trội: Thuê theo giờ, ngày, tháng, với không gian truy cập linh hoạt theo lịch trình của người thuê.
• Hỗ trợ dịch vụ tận tâm: Lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật và các tiện ích đi kèm giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc chính.

Lưu ý khi chọn thuê Coworking Space

• Xác định rõ nhu cầu và ngân sách: Căn cứ vào đặc thù công việc và số lượng nhân sự để chọn loại hình thuê phù hợp (chỗ ngồi cố định, linh hoạt hay văn phòng riêng).
• Chọn địa điểm thuận tiện: Ưu tiên vị trí có giao thông công cộng thuận lợi, gần trung tâm để bớt thời gian di chuyển, tăng tính tiện lợi.
• Kiểm tra tiện nghi và chính sách hợp đồng: Đảm bảo trang bị tiện nghi đầy đủ, hợp đồng rõ ràng về thời gian thuê, quy định giờ làm việc, chính sách hủy hợp đồng…
• Tìm hiểu cộng đồng người làm việc tại đó: Chọn không gian có cộng đồng tương tác tích cực, phù hợp với mong muốn kết nối và phát triển của bạn.
• Tuân thủ văn hóa chung: Giữ trật tự, vệ sinh sạch sẽ và tôn trọng không gian làm việc cá nhân để duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hợp tác.

Văn phòng coworking đang trở thành xu hướng tất yếu trong thế giới làm việc linh hoạt hiện nay. Từ freelancer, người làm việc từ xa, startup đến các doanh nghiệp vừa và lớn đều có thể tìm thấy lợi ích thiết thực khi thuê không gian làm việc chung này. Tuy nhiên, để khai thác tối đa, mỗi nhóm đối tượng cần nhận biết rõ nhu cầu bản thân, lựa chọn co working space phù hợp và áp dụng cách làm việc khoa học, tận dụng các tiện ích và cơ hội kết nối mà môi trường này mang lại.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt, đồng thời tạo điều kiện phát triển mối quan hệ nghề nghiệp bền vững, thuê co working space chính là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.