Coworking giúp tiết kiệm chi phí thế nào? Góc nhìn doanh nghiệp

Một trong những lý do được nhắc đến nhiều nhất khi doanh nghiệp tìm hiểu coworking chính là: coworking giúp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, tiết kiệm ở đây không chỉ đơn thuần là “giá thuê rẻ hơn”. Trên thực tế, coworking tác động đến toàn bộ cấu trúc chi phí văn phòng, từ chi phí cố định, chi phí vận hành cho đến chi phí cơ hội. Hiểu rõ coworking giúp tiết kiệm chi phí thế nào sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp, thay vì chỉ so sánh giá thuê trên bề mặt.

Coworking tiết kiệm chi phí bằng cách thay đổi mô hình văn phòng truyền thống

Thay vì yêu cầu doanh nghiệp tự đứng ra thuê mặt bằng, đầu tư nội thất, quản lý vận hành và chịu rủi ro dài hạn, coworking space tái cấu trúc lại toàn bộ mô hình văn phòng theo hướng chia sẻ và linh hoạt. Doanh nghiệp không còn “sở hữu” văn phòng theo nghĩa truyền thống, mà chỉ trả tiền cho phần giá trị thực sự sử dụng. Đây chính là nền tảng giúp coworking cắt giảm nhiều nhóm chi phí vốn được xem là bắt buộc trong mô hình văn phòng truyền thống.

Coworking tiết kiệm chi phí bằng cách thay đổi mô hình văn phòng truyền thống

Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng ngay từ đầu

Một trong những khoản chi lớn nhất khi mở văn phòng là tiền thuê mặt bằng, đặc biệt tại các khu vực trung tâm thành phố. Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp thường phải:

• Ký hợp đồng thuê dài hạn (2–5 năm)
  
• Đặt cọc lớn (3–6 tháng tiền thuê)
  
• Trả tiền thuê cho toàn bộ diện tích, kể cả phần không sử dụng hết
  

Coworking space giúp giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách chia nhỏ không gian và cho thuê theo chỗ ngồi, phòng làm việc hoặc theo quy mô thực tế. Doanh nghiệp chỉ cần thuê đúng số lượng chỗ làm việc cần thiết, không phải “ôm” diện tích dư thừa để dự phòng.

Nhờ đó, tổng chi phí thuê mặt bằng giảm đáng kể, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc đội nhóm chưa ổn định về nhân sự.

Giảm mạnh chi phí đầu tư ban đầu

Với văn phòng truyền thống, trước khi có thể vận hành, doanh nghiệp phải chi một khoản không nhỏ cho:

• Thiết kế – thi công nội thất
  
• Bàn ghế, tủ hồ sơ, máy in, thiết bị văn phòng
  
• Hệ thống mạng, điện, điều hòa
  
• Biển hiệu, lễ tân, khu pantry
  

Coworking space loại bỏ gần như toàn bộ chi phí đầu tư ban đầu này. Không gian đã được hoàn thiện sẵn, trang bị đầy đủ các tiện ích cần thiết cho công việc hàng ngày. Doanh nghiệp chỉ cần mang theo laptop và bắt đầu làm việc.

Việc không phải “chôn vốn” vào nội thất giúp doanh nghiệp giữ được dòng tiền để tập trung cho hoạt động kinh doanh cốt lõi, thay vì tiêu hao vào tài sản cố định ít sinh lời.

coworking giúp tiết kiệm chi phí bằng TINI COWORKING

Tối ưu chi phí vận hành hàng tháng

Chi phí vận hành văn phòng thường bị đánh giá thấp khi lập ngân sách, nhưng lại là khoản phát sinh đều đặn và khó kiểm soát. Bao gồm:

• Điện, nước, internet
  
• Vệ sinh, bảo trì
  
• An ninh, lễ tân
  
• Quản lý tòa nhà
  

Với coworking, các chi phí này đã được gộp chung trong gói thuê, giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán và kiểm soát ngân sách hàng tháng. Không còn tình trạng chi phí “đội lên” vào những tháng cao điểm hoặc phát sinh sự cố kỹ thuật.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp không cần dành nguồn lực nội bộ để quản lý vận hành, từ đó giảm chi phí nhân sự gián tiếp.

Tiết kiệm chi phí nhân sự hỗ trợ

Một văn phòng riêng thường cần ít nhất:

• Nhân sự hành chính – văn phòng
  
• Lễ tân
  
• IT hỗ trợ cơ bản
  

Coworking space đã thay doanh nghiệp đảm nhiệm phần lớn các vai trò này. Đội ngũ vận hành của coworking xử lý từ tiếp khách, nhận thư từ, hỗ trợ kỹ thuật đến quản lý không gian chung.

Điều này đặc biệt có lợi cho doanh nghiệp nhỏ và startup, khi mỗi nhân sự đều cần tập trung cho hoạt động tạo doanh thu thay vì các công việc hành chính.

Linh hoạt quy mô – tránh lãng phí chi phí dài hạn

Một trong những rủi ro lớn nhất của văn phòng truyền thống là khó thay đổi quy mô. Khi doanh nghiệp tăng hoặc giảm nhân sự, việc mở rộng hoặc thu hẹp diện tích thường tốn kém và mất thời gian.

Coworking space cho phép doanh nghiệp:

• Tăng hoặc giảm số chỗ ngồi nhanh chóng
• Chuyển đổi từ chỗ ngồi chung sang phòng riêng khi cần
• Thuê ngắn hạn theo tháng hoặc theo dự án

Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng trả tiền cho không gian không sử dụng, đồng thời giảm rủi ro tài chính trong giai đoạn biến động.

Tiết kiệm chi phí cho phòng họp và không gian chức năng

Trong văn phòng truyền thống, phòng họp thường chiếm diện tích đáng kể nhưng lại không được sử dụng liên tục. Điều này dẫn đến lãng phí không gian và chi phí thuê.

Coworking space giải quyết bài toán này bằng cách chia sẻ phòng họp, cho thuê theo giờ hoặc theo nhu cầu. Doanh nghiệp chỉ trả tiền khi thực sự sử dụng, thay vì phải duy trì cả một phòng họp cố định.

Tương tự, các không gian như khu tiếp khách, pantry, khu thư giãn đều được dùng chung, giúp tối ưu chi phí trên mỗi mét vuông.

coworking giúp tiết kiệm chi phí cơ hội nhờ môi trường sẵn sàng vận hành

Thời gian cũng là một dạng chi phí. Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp có thể mất vài tháng từ lúc tìm mặt bằng đến khi hoàn thiện và đi vào hoạt động.

Coworking space cho phép bắt đầu làm việc gần như ngay lập tức. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian setup
  
• Nắm bắt cơ hội kinh doanh nhanh hơn
  
• Tránh mất doanh thu do chậm triển khai
  

Chi phí cơ hội được tiết kiệm ở đây thường không thể hiện rõ trên bảng kế toán, nhưng lại có tác động rất lớn đến hiệu quả kinh doanh.

Coworking có thực sự tiết kiệm chi phí trong mọi trường hợp?

Mặc dù coworking mang lại nhiều lợi ích về chi phí, nhưng không phải mô hình này phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Với các công ty lớn, có quy mô nhân sự ổn định, nhu cầu bảo mật cao và sử dụng diện tích lớn liên tục, văn phòng truyền thống có thể mang lại lợi thế về chi phí trên mỗi chỗ ngồi trong dài hạn.

Do đó, để đánh giácoworking giúp tiết kiệm chi phí thế nào, doanh nghiệp cần đặt trong bối cảnh cụ thể về:

• Giai đoạn phát triển
  
• Mức độ ổn định nhân sự
  
• Nhu cầu linh hoạt
  
• Mục tiêu tài chính

Coworking có thực sự tiết kiệm chi phí trong mọi trường hợp?

Coworking phù hợp với những mô hình doanh nghiệp nào để tối ưu chi phí?

Không phải mọi doanh nghiệp đều tiết kiệm chi phí giống nhau khi sử dụng coworking space. Hiệu quả tài chính của mô hình này phụ thuộc rất lớn vào giai đoạn phát triển, quy mô nhân sự và cách doanh nghiệp vận hành công việc hàng ngày.

Với startup và doanh nghiệp giai đoạn đầu, coworking giúp tiết kiệm chi phí cố định, tránh rủi ro ký hợp đồng dài hạn và cho phép mở rộng hoặc thu hẹp quy mô nhanh chóng. Đây là nhóm đối tượng hưởng lợi rõ rệt nhất từ mô hình không gian làm việc linh hoạt.

Đối với freelancer, đội nhóm dự án hoặc doanh nghiệp làm việc hybrid, coworking mang lại lợi thế lớn về chi phí nhờ chỉ trả tiền cho thời gian và không gian thực sự sử dụng. Thay vì duy trì một văn phòng riêng ít khi dùng hết công suất, coworking giúp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Ngay cả với doanh nghiệp vừa và SME, coworking vẫn là giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả khi được sử dụng như văn phòng vệ tinh, địa điểm họp, tổ chức workshop hoặc không gian làm việc linh hoạt cho các bộ phận không cần hiện diện toàn thời gian tại trụ sở chính.

coworking giúp tiết kiệm chi phí phù hợp với những mô hình doanh nghiệp nào

Kết luận

Coworking giúp tiết kiệm chi phí bằng việc “thuê rẻ hơn”, mà quan trọng hơn là loại bỏ nhiều khoản chi ẩn và rủi ro tài chính của mô hình văn phòng truyền thống. Từ chi phí mặt bằng, đầu tư ban đầu, vận hành, nhân sự cho đến chi phí cơ hội, coworking mang đến một cách tiếp cận linh hoạt và hiệu quả hơn. Với các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp văn phòng tối ưu chi phí, dễ mở rộng và phù hợp với nhịp độ kinh doanh hiện đại, coworking space là một lựa chọn đáng cân nhắc một cách nghiêm túc.