9 Sai Lầm Khi Chọn Coworking Space Thuê Cần Tránh

Coworking Space ngày càng được nhiều freelancer, startup và doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn nhờ sự linh hoạt và tối ưu chi phí. Tuy vậy, nhiều người vẫn gặp phải sai lầm khi chọn Coworking Space, dẫn tới trải nghiệm chưa tối ưu, chi phí ẩn phát sinh và khó mở rộng lâu dài. Bài viết sẽ nêu rõ những sai lầm phổ biến và gợi ý cách đưa ra quyết định phù hợp hơn cho tổ chức của bạn.

1. Sai lầm khi chọn Coworking Space chỉ dựa vào mức giá

Đây là rủi ro hàng đầu mà các doanh nghiệp nhỏ và startup thường gặp phải. Trong kinh doanh, giá rẻ nhất hiếm khi đồng nghĩa với giá trị tốt nhất. Việc mắc sai lầm khi chọn Coworking Space dựa trên đơn giá thuê mà bỏ qua tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership) có thể khiến doanh nghiệp kiệt quệ về tài chính.

Cái bẫy chi phí ẩn và phụ phí dịch vụ

Nhiều đơn vị cho thuê coworking space hiện nay sử dụng chiến lược giá “mồi” để thu hút khách hàng. Tuy nhiên, mức giá này thường chỉ bao gồm chỗ ngồi cơ bản. Khi bắt đầu vận hành, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hàng loạt hóa đơn phát sinh: tiền điện máy lạnh ngoài giờ, phí in ấn theo trang, phí sử dụng phòng họp, và thậm chí là phí tiếp khách tại sảnh. Đây là một sai lầm khi chọn Coworking khiến ngân sách dự phòng của bạn nhanh chóng bị thâm hụt.

Đánh đổi chất lượng hạ tầng lấy con số hằng tháng

Những không gian giá rẻ thường tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng bàn ghế không đạt chuẩn công thái học hoặc hệ thống chiếu sáng lạc hậu. Sau một thời gian ngắn, nhân viên sẽ gặp các vấn đề về sức khỏe như đau lưng, mỏi mắt, dẫn đến năng suất lao động sụt giảm. Khi nhìn vào bức tranh tổng thể, việc phạm sai lầm khi chọn Coworking Space chỉ vì ham rẻ thực tế là một khoản đầu tư lỗ vốn vì bạn đang trực tiếp hủy hoại tài sản quý giá nhất của công ty: sức lao động của nhân sự.

2. Vị trí Coworking Space không thuận tiện cho di chuyển

Vị trí địa lý không chỉ là một dòng địa chỉ trên danh thiếp, nó là yếu tố then chốt quyết định khả năng thu hút nhân tài và tiếp cận thị trường. Một sai lầm khi chọn Coworking Space phổ biến là chọn nơi có giá thuê tốt nhưng nằm ở khu vực hạ tầng giao thông kết nối kém.

Áp lực tâm lý và sức khỏe của đội ngũ nhân sự

Thời gian di chuyển (commute time) là yếu tố tác động trực tiếp đến sự hài lòng của nhân viên. Nếu bạn mắc sai lầm khi chọn Coworking Space tại các khu vực thường xuyên ùn tắc hoặc xa các nút giao thông công cộng, bạn đang vô tình gia tăng áp lực lên nhân viên. Một nhân sự mất 2 tiếng mỗi ngày trên đường sẽ không thể có đủ sự tỉnh táo và sáng tạo cho công việc. Đây là lý do khiến tỷ lệ nhảy việc tăng cao mà nhiều quản lý không hiểu nguyên nhân sâu xa.

Khả năng tiếp cận đối tác và các dịch vụ bổ trợ

Văn phòng làm việc cần đặt trong một hệ sinh thái thuận tiện: gần ngân hàng, bưu điện, nhà hàng và các địa điểm tiếp khách chuyên nghiệp. Nhiều doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm đã phạm sai lầm khi chọn Coworking Space ở các khu dân cư sâu, khiến khách hàng khó tìm đường và đối tác cảm thấy thiếu tin tưởng. Một vị trí bất tiện sẽ vô hình trung xây dựng một rào cản ngăn cách doanh nghiệp của bạn với các cơ hội kinh doanh bên ngoài.

3. Coworking Space không phù hợp mô hình hoạt động

Mỗi doanh nghiệp đều có “nhịp sinh học” vận hành riêng. Việc chọn một không gian không tương thích với quy trình làm việc hằng ngày là một sai lầm khi chọn Coworking Space mang tính chiến lược.

Sự mâu thuẫn giữa nhu cầu tập trung và tính kết nối cộng đồng

Các Coworking Space hiện đại thường quảng bá mạnh mẽ về thiết kế không gian mở (Open-plan office). Tuy nhiên, đối với các nhóm ngành cần sự tập trung cao độ như kỹ thuật phần mềm, phân tích tài chính hay luật, không gian quá mở lại là một trở ngại lớn. Ngược lại, một agency quảng cáo cần không gian thảo luận tự do nhưng lại chọn nơi có quy tắc yên tĩnh khắt khe sẽ làm bóp nghẹt sự sáng tạo. Việc không đánh giá kỹ đặc thù công việc là một sai lầm khi chọn Coworking Space gây lãng phí tiềm năng của đội ngũ.

Khả năng mở rộng và thu hẹp quy mô linh hoạt

Sự biến động của thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải có khả năng điều chỉnh nhân sự linh hoạt. Nếu bạn bị ràng buộc bởi một sai lầm khi chọn Coworking Space có quỹ phòng hạn hẹp hoặc quy định diện tích quá cứng nhắc, bạn sẽ gặp khó khăn khi cần tăng quy mô nhân sự đột ngột. Một không gian tốt phải có khả năng cung cấp các giải pháp tùy biến theo từng giai đoạn phát triển của khách thuê.

4. Thiếu sự riêng tư gây mất tập trung khi làm việc

Bản chất của Coworking là sự chia sẻ, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền riêng tư của doanh nghiệp. Đánh giá thấp yếu tố bảo mật không gian là một sai lầm khi chọn Coworking Space có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Ô nhiễm tiếng ồn – Kẻ thù của năng suất lao động

Trong một môi trường cho thuê văn phòng coworking space, âm thanh từ máy pha cà phê, tiếng cười nói ở pantry hay các cuộc gọi của người lạ có thể trở thành cực hình cho những người cần sự yên tĩnh. Việc thiếu hệ thống cách âm và các quy chuẩn về hành vi trong không gian chung là biểu hiện rõ nhất của một sai lầm khi chọn Coworking Space chất lượng thấp. Điều này trực tiếp làm gián đoạn dòng chảy tư duy (Flow state) của nhân viên.

Bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư vật lý

Khi làm việc cạnh các công ty khác, thậm chí là đối thủ cạnh tranh, rủi ro rò rỉ thông tin qua màn hình máy tính hoặc các tài liệu trên bàn làm việc là rất lớn. Nhiều quản lý đã hối hận vì mắc sai lầm khi chọn Coworking Space thiếu các vách ngăn bảo mật hoặc không có hệ thống quản lý khách ra vào nghiêm ngặt. Sự riêng tư không chỉ là cảm giác, đó là yêu cầu bắt buộc để bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp.

5. Chất lượng internet và hạ tầng công nghệ không ổn định

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của dữ liệu và đám mây. Do đó, một hệ thống internet chập chờn là điều không thể chấp nhận được. Thế nhưng, kiểm tra hạ tầng mạng hời hợt là một sai lầm khi chọn Coworking Space mà nhiều người vẫn mắc phải.

Băng thông không đáp ứng được tải trọng giờ cao điểm

Tốc độ internet mà nhân viên kinh doanh cho thuê trình diễn cho bạn vào giờ thấp điểm thường không phản ánh đúng thực tế khi toàn bộ tòa nhà cùng làm việc. Một hệ thống Wi-Fi dùng chung cho hàng trăm người mà không có sự phân tách băng thông (VLAN) sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn liên tục. Việc không yêu cầu cam kết về tốc độ tối thiểu là một sai lầm khi chọn Coworking Space mà bạn sẽ phải trả giá bằng những buổi họp trực tuyến thất bại với đối tác.

Thiếu hệ thống dự phòng công nghệ

Một đơn vị vận hành chuyên nghiệp phải có ít nhất hai đường truyền từ các nhà cung cấp khác nhau và hệ thống điện dự phòng cho hạ tầng mạng. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trên nền tảng trực tuyến 24/7, việc phạm sai lầm khi chọn Coworking Space thiếu hạ tầng kỹ thuật chuẩn công nghiệp sẽ khiến công việc kinh doanh bị đình trệ mỗi khi có sự cố hạ tầng chung của tòa nhà.

6. Bỏ qua hệ thống tiện ích và dịch vụ hỗ trợ Coworking Space

Một trong những lý do lớn nhất để thuê Coworking office là để “outsource” mảng quản trị hành chính. Nếu dịch vụ hỗ trợ không đạt yêu cầu, bạn đang tự chuốc thêm rắc rối vào mình.

Vai trò chiến lược của đội ngũ lễ tân và vận hành

Lễ tân không chỉ là người nhận bưu phẩm, họ là người đại diện cho doanh nghiệp bạn khi tiếp đón khách hàng. Một thái độ thiếu chuyên nghiệp hoặc kỹ năng giao tiếp kém của nhân viên tòa nhà sẽ trực tiếp làm hoen ố hình ảnh công ty bạn. Nhiều lãnh đạo đã thừa nhận sai lầm khi chọn Coworking Space có đội ngũ vận hành thiếu tâm huyết, khiến họ mất quá nhiều thời gian để giải quyết những việc vụn vặt thay vì tập trung vào chiến lược kinh doanh.

Khu vực Pantry và không gian tái tạo năng lượng

Làm việc cường độ cao đòi hỏi những khoảng nghỉ ngắn (Micro-breaks) chất lượng. Một không gian pantry sạch sẽ, đầy đủ thiết bị và được cung cấp đồ uống miễn phí tiêu chuẩn sẽ giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng. Việc bỏ qua khảo sát khu vực nghỉ ngơi là một sai lầm khi chọn Coworking Space thường thấy, làm giảm đi đáng kể mức độ hài lòng của nhân sự với môi trường làm việc.

7. Môi trường cộng đồng không tạo động lực làm việc

Cộng đồng là giá trị vô hình nhưng lại tác động mạnh mẽ đến văn hóa doanh nghiệp. Một sai lầm khi chọn Coworking Space thường gặp là chọn nơi có tệp khách thuê quá khác biệt so với ngành nghề của bạn.

Sự lệch pha về văn hóa và tư duy kinh doanh

Nếu công ty bạn đề cao sự chuyên nghiệp, chuẩn mực nhưng lại đặt văn phòng trong một môi trường toàn các freelancer làm việc tự do, thiếu quy tắc, sự xung đột văn hóa sẽ sớm xảy ra. Nhân viên của bạn có thể bị ảnh hưởng bởi những thói quen làm việc thiếu kỷ luật của người xung quanh. Sai lầm khi chọn Coworking Space không tương thích về văn hóa sẽ làm xói mòn các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp bạn đang nỗ lực xây dựng.

Thiếu các hoạt động gắn kết thực chất

Một Coworking Space thực thụ phải là nơi tạo ra các cơ hội networking, các buổi workshop chia sẻ kiến thức. Nếu đơn vị vận hành chỉ coi việc “bán chỗ ngồi” là xong, doanh nghiệp của bạn sẽ bị cô lập. Đừng để mình mắc sai lầm khi chọn Coworking Space thiếu tầm nhìn trong việc xây dựng hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

8. Sai lầm khi chọn Coworking Space nhưng không đọc kỹ hợp đồng

Đây là khâu tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nhất. Trong lĩnh vực bất động sản thương mại, các điều khoản hợp đồng thường được thiết kế để bảo vệ tối đa quyền lợi của chủ nhà.

Các loại phụ phí và thuật ngữ tài chính mập mờ

Chi phí sử dụng máy in, tiền điện ngoài giờ hành chính, phí vệ sinh hay phí bảo trì hạ tầng thường được ẩn giấu dưới những thuật ngữ chuyên môn. Nếu không yêu cầu bóc tách chi tiết từng khoản mục, bạn đang mắc một sai lầm khi chọn Coworking Space có thể khiến chi phí vận hành thực tế đội lên 30-50% so với giá thuê cơ bản. Mọi thỏa thuận miệng về “miễn phí” đều vô giá trị nếu không được văn bản hóa.

Điều khoản về cam kết thời hạn và chấm dứt hợp đồng

Tính linh hoạt thường đi kèm với các điều kiện ràng buộc ngầm. Nhiều doanh nghiệp vì muốn hưởng ưu đãi giảm giá đã ký hợp đồng 2-3 năm mà không có điều khoản cho phép thay đổi quy mô hoặc chấm dứt hợp đồng sớm khi cần thiết. Việc mất đi khả năng xoay chuyển khi thị trường có biến động là cái giá đắt cho sai lầm khi chọn Coworking Space thiếu tính linh động về mặt pháp lý.

9. Quyết định vội vàng mà không trải nghiệm thực tế Coworking Space

Sự hối tiếc thường bắt nguồn từ những quyết định được đưa ra quá nhanh dựa trên những hình ảnh marketing bóng bẩy.

Tầm quan trọng của ngày làm việc thử (Trial Day)

Hình ảnh trên website được chụp dưới góc độ ánh sáng tốt nhất và đã qua chỉnh sửa. Chỉ khi bạn thực sự ngồi làm việc tại đó trọn vẹn 8 tiếng, bạn mới nhận diện được những vấn đề như: thang máy quá chậm vào giờ cao điểm, nhà vệ sinh không đủ sạch, hay tiếng ồn từ công trình lân cận. Việc chỉ ghé thăm 15 phút là một sai lầm khi chọn Coworking Space điển hình của những nhà quản lý bận rộn, dẫn đến những phàn nàn của nhân viên sau khi chuyển văn phòng.

Tham vấn thực tế từ những “láng giềng” hiện tại

Không có thông tin nào giá trị bằng trải nghiệm của những người đang sử dụng dịch vụ. Hãy tranh thủ hỏi thăm khách thuê ở các văn phòng bên cạnh về chất lượng internet, thái độ của ban quản lý hay sự minh bạch trong hóa đơn. Việc bỏ qua bước kiểm chứng xã hội (Social Proof) này là một sai lầm khi chọn Coworking Space khiến bạn dễ dàng rơi vào “bẫy” bán hàng của các tư vấn viên chuyên nghiệp.

Gợi ý giải pháp giúp tránh các sai lầm khi chọn Coworking Space

Để chọn được một không gian làm việc xứng đáng với sự đầu tư, doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề theo một quy trình khoa học thay vì chỉ dựa vào cảm tính.

• Xây dựng bảng tiêu chí đánh giá đa chiều: Trước khi khảo sát, hãy lập một checklist chi tiết chia làm 4 nhóm chính: Hạ tầng kỹ thuật, Vị trí & Tiện ích, Pháp lý & Tài chính, và Văn hóa cộng đồng.
• Ưu tiên các đơn vị vận hành có thâm niên và uy tín: Những đơn vị đã vận hành ổn định trên 3-5 năm thường có quy trình quản lý tốt, hạ tầng được bảo trì định kỳ và hợp đồng minh bạch hơn.

Lựa chọn đúng văn phòng Co working là bước đầu tiên để xây dựng một đội ngũ mạnh. Một không gian phù hợp sẽ kích thích sự sáng tạo, tăng cường kết nối và làm nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng. Ngược lại, những sai lầm khi chọn Coworking Space sẽ là rào cản vô hình kìm hãm sự phát triển của công ty.