Khám phá nhóm đối tượng sử dụng coworking hiện nay

Sự phát triển công nghệ thúc đẩy mạnh mẽ xu hướng làm việc linh hoạt, mô hình coworking space (không gian làm việc chung) ngày càng trở thành lựa chọn ưu việt của nhiều cá nhân và doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, coworking space còn tạo điều kiện cho sự sáng tạo, kết nối mạng lưới chuyên nghiệp và nâng cao hiệu suất làm việc, đặc biệt phù hợp cho nhiều đối tượng sử dụng coworking khác nhau.

Vậy ai nên thuê coworking space và mỗi nhóm đối tượng sử dụng coworking làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả công việc khi làm việc trong không gian này? Bài viết sau đây sẽ phân tích kỹ lưỡng từng đối tượng sử dụng coworking phù hợp cùng cách làm việc hiệu quả, giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích mà coworking space mang lại.

Coworking Space Là Gì?

Coworking Space là mô hình văn phòng dùng chung, nơi nhiều cá nhân, doanh nghiệp thuê chung không gian làm việc được trang bị đầy đủ tiện nghi hiện đại như:

• Internet tốc độ cao, hệ thống máy in, máy photocopy.
• Phòng họp đa chức năng.
• Khu vực tiếp khách, giải trí.
• Dịch vụ lễ tân, bảo vệ chuyên nghiệp.
• Các dịch vụ vệ sinh, kỹ thuật hỗ trợ.

Điều đặc biệt là thay vì phải ký hợp đồng thuê dài hạn và tự chịu trách nhiệm đầu tư cơ sở vật chất, các thành viên có thể linh hoạt thuê theo giờ, ngày, tháng với chi phí hợp lý. Đây là ưu điểm khiến nhiều đối tượng sử dụng coworking lựa chọn vì tiết kiệm chi phí vận hành và tạo môi trường làm việc đầy cảm hứng.

Đối Tượng Nên Thuê Coworking Space?

Coworking space có thể phục vụ đa dạng đối tượng sử dụng coworking với đặc điểm, nhu cầu công việc riêng biệt. Dưới đây là những nhóm người nên cân nhắc thuê coworking space cùng lý do phù hợp:

Người làm nghề tự do (Freelancer) và chuyên gia độc lập

Đây là nhóm đối tượng sử dụng coworking điển hình nhờ tính linh hoạt cao. Người làm nghề tự do thường có tính chất công việc linh hoạt, không bắt buộc phải cố định tại một địa điểm làm việc. Tuy nhiên, làm việc tại nhà hoặc quán cà phê dễ gặp phân tâm, thiếu sự chuyên nghiệp. Coworking space cung cấp:

• Không gian yên tĩnh, chuyên nghiệp, tạo môi trường tập trung cao độ.
• Chỗ ngồi cố định hoặc linh hoạt tùy chọn, phù hợp với lịch làm việc không cố định.
• Cơ hội kết nối và giao lưu với các chuyên gia, freelancer khác để mở rộng mạng lưới cộng đồng chuyên nghiệp.

Từ đó, freelancer có môi trường lý tưởng để phát triển sự nghiệp và nâng cao hiệu suất công việc.

Người làm việc từ xa (Remote workers)

Những người làm việc từ xa thường cảm thấy cô lập và khó duy trì tập trung nếu chỉ làm việc tại nhà. Coworking space tạo ra ranh giới rõ ràng giữa không gian làm việc và sinh hoạt cá nhân, đối tượng sử dụng coworking này thường gặp khó khăn khi làm việc ở nhà vì thiếu tập trung và dễ cô lập. Coworking space giúp tạo ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống giúp:

• Thiết lập môi trường làm việc nghiêm túc, kích thích kỷ luật và năng suất.
• Tận dụng phòng họp, ký túc xá ảo để giao tiếp, hội họp trực tuyến hiệu quả.
• Kết nối với cộng đồng đa ngành có thể mở rộng mạng lưới, học hỏi và phát triển kỹ năng.

Do đó, coworking space là giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho người làm việc từ xa cần cân bằng giữa tự do cá nhân và kỹ năng làm việc nhóm.

Các Startup và doanh nghiệp nhỏ

Startup là đối tượng sử dụng coworking thường xuyên vì chi phí thấp, hợp đồng linh hoạt và môi trường kết nối rộng do hạn chế về tài chính và nhu cầu linh hoạt về diện tích. Coworking space mang lại lợi ích:

• Thuê linh hoạt theo tháng hoặc giờ, giúp tiết giảm tối đa chi phí mặt bằng và vận hành.
• Không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp giúp xây dựng hình ảnh tốt với khách hàng, đối tác.
• Môi trường cộng đồng doanh nghiệp năng động, hỗ trợ tạo các mối quan hệ hợp tác, trao đổi kinh nghiệm hữu ích.

Điều này hỗ trợ startup duy trì sự tập trung phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường mà không bị áp lực đầu tư quá lớn.

Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đang mở rộng hoặc cần văn phòng vệ tinh

Đối với các doanh nghiệp lớn, coworking space được dùng như giải pháp văn phòng vệ tinh hoặc mở nhanh văn phòng tại nhiều địa điểm mới mà không cần thủ tục, đầu tư phức tạp. Ưu điểm gồm:

• Nâng cấp hoặc giảm quy mô dễ dàng tùy thuộc tình hình kinh doanh.
• Linh hoạt hỗ trợ nhân viên di chuyển, làm việc đa điểm địa lý.
• Phù hợp với các chiến lược quản lý hiện đại, cho phép làm việc từ xa hoặc tại văn phòng.

Coworking space vì thế trở thành lựa chọn phù hợp trong chiến lược phát triển có tính mở rộng và thích ứng cao.

Cách Làm Việc Hiệu Quả Cho Từng Đối Tượng Khi Thuê Coworking Space

Mỗi nhóm đối tượng làm việc trong coworking space cần áp dụng chiến lược phù hợp để phát huy tối đa lợi thế mô hình này.

Người làm nghề tự do và chuyên gia độc lập

Đối tượng sử dụng coworking này nên chọn chỗ ngồi yên tĩnh và tích cực networking:

• Chọn không gian phù hợp: Ưu tiên lựa chọn khu vực yên tĩnh, có phòng riêng hoặc bàn làm việc cá nhân để giảm thiểu tiếng ồn và sự gián đoạn.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Sử dụng các phần mềm quản lý công việc (như Trello, Asana) để tổ chức lịch trình, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
• Tích cực tham gia cộng đồng: Tham gia các hoạt động networking, workshop do coworking space tổ chức để mở rộng mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm, tăng cơ hội hợp tác.

Việc xây dựng thói quen làm việc khoa học sẽ giúp freelancer nâng cao hiệu quả và phát triển nghề nghiệp bền vững.

Người làm việc từ xa

Đối tượng sử dụng coworking nên duy trì lịch làm việc rõ ràng:

• Thiết lập lịch làm việc cố định: Tạo thói quen thời gian vào/ra văn phòng rõ ràng để duy trì kỷ luật làm việc và phân tách công việc – cuộc sống cá nhân.
• Tận dụng tiện ích đa năng: Sử dụng phòng họp, khu vực hội thảo cho các cuộc gặp trực tuyến hoặc họp nhóm quan trọng.
• Tuân thủ văn hóa chung: Giữ yên tĩnh, dọn dẹp khu vực làm việc sau giờ hành chính giúp duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp cho mọi người.

Điều này giúp duy trì sự tập trung và hòa nhập cộng đồng hiệu quả, tránh cảm giác cô lập thường gặp khi làm việc riêng lẻ.

Startup và doanh nghiệp nhỏ

Đối tượng sử dụng coworking nên tận dụng dịch vụ hỗ trợ để giảm tải quản lý:

• Lựa chọn không gian phù hợp với văn hóa công ty: Ưu tiên không gian mở, sáng tạo với thiết kế khuyến khích tương tác và đổi mới.
• Sử dụng các dịch vụ hỗ trợ: Lễ tân, kỹ thuật, dịch vụ phòng họp để giảm áp lực quản lý văn phòng, tập trung phát triển kinh doanh.
• Tham gia mạng lưới cộng đồng: Tận dụng các sự kiện, chương trình đào tạo nội bộ do coworking space tổ chức để tăng cơ hội kết nối, chia sẻ tri thức.

Cách làm này giúp startup tận dụng triệt để lợi thế coworking space để thúc đẩy tăng trưởng và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp lớn hoặc đa quốc gia

Đối tượng sử dụng coworking nên đảm bảo bảo mật và quy trình linh hoạt:

• Chọn coworking space đáp ứng quy mô đa dạng: Các cơ sở có phòng họp quy mô lớn, khu vực làm việc nhóm, phòng tiếp khách chuyên nghiệp.
• Thiết lập quy trình làm việc linh hoạt: Cho phép nhân viên truy cập 24/7 khi cần thiết, hỗ trợ các giờ làm việc ngoài giờ hành chính.
• Đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ: Đặc biệt về bảo mật dữ liệu, an ninh thông tin và tuân thủ nội quy chung của coworking space.

Cách quản lý này giúp doanh nghiệp vẫn duy trì tính bảo mật và hiệu quả dù làm việc trong môi trường linh hoạt.

Lợi Ích Khi Thuê Coworking Space

Bất kỳ đối tượng sử dụng coworking nào cũng nhận được các lợi ích: tiết kiệm chi phí, không gian hiện đại, cơ hội kết nối cộng đồng, tính linh hoạt cao và dịch vụ hỗ trợ tận tâm:

• Tiết kiệm chi phí đáng kể: Hạn chế chi phí đầu tư trang thiết bị, bảo trì, nhân sự vận hành. Thuê linh hoạt theo nhu cầu mà không gánh chi phí cố định quá cao.
• Không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp: Trang thiết bị công nghệ cao, nội thất thiết kế đẹp đem lại cảm hứng và năng suất công việc.
• Cơ hội kết nối cộng đồng: Tạo điều kiện giao lưu giữa các cá nhân, doanh nghiệp đa lĩnh vực, mở rộng cơ hội hợp tác kinh doanh hiệu quả.

• Tính linh hoạt vượt trội: Thuê theo giờ, ngày, tháng, với không gian truy cập linh hoạt theo lịch trình của người thuê.
• Hỗ trợ dịch vụ tận tâm: Lễ tân, bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật và các tiện ích đi kèm giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc chính.

Lưu Ý Khi Chọn Thuê Coworking Space

• Xác định rõ nhu cầu và ngân sách: Căn cứ vào đặc thù công việc và số lượng nhân sự để chọn loại hình thuê phù hợp (chỗ ngồi cố định, linh hoạt hay văn phòng riêng).
• Chọn địa điểm thuận tiện: Ưu tiên vị trí có giao thông công cộng thuận lợi, gần trung tâm để bớt thời gian di chuyển, tăng tính tiện lợi.

• Kiểm tra tiện nghi và chính sách hợp đồng: Đảm bảo trang bị tiện nghi đầy đủ, hợp đồng rõ ràng về thời gian thuê, quy định giờ làm việc, chính sách hủy hợp đồng…
• Tìm hiểu cộng đồng người làm việc tại đó: Chọn không gian có cộng đồng tương tác tích cực, phù hợp với mong muốn kết nối và phát triển của bạn.
• Tuân thủ văn hóa chung: Giữ trật tự, vệ sinh sạch sẽ và tôn trọng không gian làm việc cá nhân để duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp, hợp tác.

Mô hình coworking space đang trở thành xu hướng tất yếu trong thế giới làm việc linh hoạt hiện nay. Từ freelancer, người làm việc từ xa, startup đến các doanh nghiệp vừa và lớn đều có thể tìm thấy lợi ích thiết thực khi thuê không gian làm việc chung này. Tuy nhiên, để khai thác tối đa, mỗi nhóm đối tượng cần nhận biết rõ nhu cầu bản thân, lựa chọn coworking space phù hợp và áp dụng cách làm việc khoa học, tận dụng các tiện ích và cơ hội kết nối mà môi trường này mang lại.

Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt, đồng thời tạo điều kiện phát triển mối quan hệ nghề nghiệp bền vững, coworking space chính là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

Những câu hỏi thường gặp về thuê Coworking Space

Coworking space là gì và khác gì so với văn phòng truyền thống?

Coworking space là mô hình không gian làm việc chung, nơi nhiều cá nhân và doanh nghiệp thuê chỗ ngồi hoặc phòng làm việc với tiện ích hiện đại, linh hoạt theo thời gian. Khác với văn phòng truyền thống, coworking space không yêu cầu hợp đồng dài hạn, tiết kiệm chi phí và tạo môi trường sáng tạo, kết nối đa ngành nghề.

Ai nên thuê coworking space?

Coworking space phù hợp với nhiều đối tượng như freelancer, chuyên gia độc lập, người làm việc từ xa, startup, doanh nghiệp nhỏ và cả doanh nghiệp lớn cần văn phòng vệ tinh hoặc mở rộng nhanh chóng.

Làm thế nào để chọn coworking space phù hợp?

Bạn nên xác định rõ nhu cầu về không gian làm việc (cá nhân, nhóm, văn phòng riêng), tiện ích cần thiết, vị trí thuận tiện và ngân sách. Ngoài ra, hãy tìm hiểu văn hóa cộng đồng tại đó để đảm bảo môi trường làm việc phù hợp và hỗ trợ mục tiêu của bạn.

Thuê coworking space có tiết kiệm chi phí không?

Có. Coworking space giúp giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu về cơ sở vật chất, nội thất, tiện ích và các dịch vụ hỗ trợ. Bạn chỉ trả phí dịch vụ linh hoạt theo nhu cầu, tránh chi phí cố định và phát sinh không cần thiết.

Tôi có thể làm việc trong coworking space bao lâu?

Hầu hết coworking space cho phép thuê linh hoạt theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng, thậm chí một số địa điểm cho phép truy cập 24/7. Bạn có thể lựa chọn gói thuê phù hợp với nhu cầu của mình.

Coworking space có phù hợp với công việc cần sự riêng tư không?

Nhiều coworking space hiện nay cung cấp phòng làm việc riêng hoặc không gian cách âm để đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin và sự riêng tư cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân.

Làm sao để tận dụng hiệu quả coworking space?

Bạn cần thiết lập quy trình làm việc khoa học, chọn không gian phù hợp, chủ động tham gia các hoạt động kết nối cộng đồng, tận dụng tối đa các tiện ích hỗ trợ và tuân thủ văn hóa chung tại coworking space

Có thể đăng ký dùng thử coworking space được không?

Nhiều coworking space cung cấp dịch vụ dùng thử hoặc booking chỗ ngồi/ngày để khách hàng trải nghiệm trước khi thuê dài hạn. Bạn nên liên hệ trực tiếp để hỏi về chính sách cụ thể của từng địa điểm.