Các công ty với đội ngũ remote team luôn cần một chỗ ngồi làm việc từ xa tiện nghi, chuyên nghiệp để hội họp định kỳ hoặc làm việc tập trung. Bài viết này sẽ gợi ý giải pháp chỗ ngồi làm việc từ xa với không gian làm việc lý tưởng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, gắn kết đội nhóm và phát triển bền vững.

Mục lục

Vì sao Remote Team cần Chỗ Ngồi Làm Việc chung?

Dù làm việc từ xa mang lại sự linh hoạt và tự chủ, nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều thách thức. Thiếu sự tương tác trực tiếp có thể làm giảm sự gắn kết đội nhóm, khó khăn trong việc truyền đạt thông tin và phối hợp công việc. Đây là lúc chỗ ngồi làm việc từ xa phát huy vai trò quan trọng.

Một chỗ ngồi làm việc từ xa chung không chỉ đơn thuần là một nơi để mọi người đến và làm việc. Nó là cầu nối để các thành viên gặp gỡ, trao đổi trực tiếp, và xây dựng mối quan hệ. Khi có một chỗ ngồi làm việc từ xa chung, các buổi họp chiến lược, buổi brainstorm ý tưởng sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Việc có một chỗ ngồi làm việc từ xa cố định sẽ giúp các thành viên cảm thấy mình là một phần của tập thể, giảm cảm giác cô lập khi làm việc tại nhà. Việc có một chỗ ngồi làm việc từ xa chung cũng là cách để công ty thể hiện sự quan tâm đến nhân viên, cung cấp cho họ một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tách biệt khỏi không gian sống cá nhân. Đây chính là lý do vì sao một chỗ ngồi làm việc từ xa đóng vai trò thiết yếu.

Lợi ích của Chỗ Ngồi Làm Việc từ xa đối với doanh nghiệp

Việc đầu tư vào một chỗ ngồi làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho các doanh nghiệp có đội ngũ remote.

Tăng cường năng suất và sự tập trung: Môi trường làm việc chuyên nghiệp giúp giảm thiểu xao nhãng, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Chỗ ngồi làm việc từ xa được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Thúc đẩy sự gắn kết đội nhóm: Các buổi gặp mặt trực tiếp tại chỗ ngồi làm việc từ xa giúp xây dựng văn hóa công ty, tạo sự thân thiết và tin tưởng lẫn nhau. Khi có một chỗ ngồi làm việc từ xa chung, các thành viên dễ dàng giao tiếp, trao đổi ý tưởng và giải quyết vấn đề.
Tiết kiệm chi phí: Thay vì thuê văn phòng truyền thống tốn kém, việc sử dụng chỗ ngồi làm việc từ xa theo hình thức linh hoạt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, điện, nước và các chi phí vận hành khác. Một chỗ ngồi làm việc từ xa có thể thuê theo ngày, theo tháng hoặc theo giờ, tùy thuộc vào nhu cầu.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp: Một chỗ ngồi làm việc từ xa đẹp và hiện đại không chỉ là nơi làm việc mà còn là bộ mặt của công ty khi tiếp khách hàng hoặc đối tác.

Khi nào nên thuê không gian cho Remote Team?

Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần một chỗ ngồi làm việc từ xa cố định. Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn nên cân nhắc.

Tổ chức các cuộc họp quan trọng: Khi cần một không gian chuyên nghiệp, yên tĩnh để tổ chức các cuộc họp chiến lược, họp với khách hàng hay đối tác, chỗ ngồi làm việc từ xa là lựa chọn hoàn hảo.
Tăng cường sự gắn kết: Nếu cảm thấy đội ngũ làm việc xa nhau và thiếu sự kết nối, một chỗ ngồi làm việc từ xa để mọi người gặp gỡ, giao lưu định kỳ sẽ rất cần thiết. Đây là cách hiệu quả để xây dựng văn hóa đội nhóm.
Khi nhân viên cần môi trường làm việc chuyên nghiệp: Nhiều nhân viên làm việc tại nhà gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung. Một chỗ ngồi làm việc từ xa sẽ giúp họ có một không gian riêng tư, không bị xao nhãng.
Khi đội ngũ phát triển nhanh: Khi số lượng thành viên tăng lên, việc gặp gỡ và làm việc nhóm tại nhà sẽ trở nên bất tiện. Một chỗ ngồi làm việc từ xa đủ rộng sẽ giải quyết vấn đề này.

Tiêu chí chọn Chỗ Ngồi Làm Việc lý tưởng

Để chọn được chỗ ngồi làm việc từ xa phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau.

Vị trí thuận tiện: Chỗ ngồi làm việc từ xa nên có vị trí dễ tiếp cận, gần các tuyến giao thông công cộng để thuận tiện cho tất cả các thành viên.
Cơ sở vật chất đầy đủ: Một chỗ ngồi làm việc từ xa tốt phải có đầy đủ các tiện nghi cần thiết như wifi tốc độ cao, máy in, máy scan, phòng họp chuyên nghiệp, khu vực pantry…
Không gian đa dạng: Chỗ ngồi làm việc từ xa nên có nhiều loại không gian khác nhau, từ khu vực làm việc chung, phòng họp riêng tư đến khu vực nghỉ ngơi, thư giãn.
Cộng đồng kết nối: Chỗ ngồi làm việc từ xa trong các coworking space thường có một cộng đồng các doanh nghiệp, freelancer khác. Đây là cơ hội tuyệt vời để mở rộng mối quan hệ và hợp tác.
Chi phí hợp lý: Chi phí thuê chỗ ngồi làm việc từ xa phải phù hợp với ngân sách của công ty. Cần so sánh giá cả và các gói dịch vụ của nhiều đơn vị khác nhau.

Coworking Space – lựa chọn thông minh cho Remote Team

Coworking space là mô hình chỗ ngồi làm việc từ xa ngày càng phổ biến và được xem là giải pháp tối ưu cho remote team.

Linh hoạt về thời gian và không gian: Các coworking space cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt, từ thuê theo giờ, theo ngày, đến thuê chỗ ngồi cố định hoặc văn phòng riêng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói phù hợp với nhu cầu sử dụng chỗ ngồi làm việc từ xa.
Trang bị đầy đủ tiện ích: Mọi chỗ ngồi làm việc từ xa trong coworking space đều được trang bị đầy đủ các tiện ích văn phòng hiện đại, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Tạo môi trường giao lưu, kết nối: Coworking space là nơi tập trung nhiều cá nhân và doanh nghiệp từ các lĩnh vực khác nhau, tạo ra một cộng đồng năng động. Đây là cơ hội để mọi người kết nối, học hỏi và tìm kiếm cơ hội hợp tác tại chỗ ngồi làm việc từ xa.
Không gian làm việc sáng tạo: Hầu hết các coworking space đều được thiết kế độc đáo, truyền cảm hứng, giúp thúc đẩy sự sáng tạo và năng suất.

Việc chọn một chỗ ngồi làm việc từ xa trong coworking space là một bước đi chiến lược, giúp giải quyết bài toán không gian cho remote team một cách hiệu quả nhất.

Các tiện ích cần có trong Chỗ Ngồi Làm Việc từ xa

Để một chỗ ngồi làm việc từ xa thực sự hiệu quả, nó cần phải được trang bị các tiện ích cơ bản sau:

Internet tốc độ cao và ổn định: Đây là yếu tố sống còn của một chỗ ngồi làm việc từ xa cho remote team. Mạng internet phải đủ mạnh để các thành viên có thể họp online, tải dữ liệu lớn một cách mượt mà.
Phòng họp chuyên nghiệp: Một chỗ ngồi làm việc từ xa tốt phải có các phòng họp riêng tư, cách âm tốt, trang bị màn hình chiếu và hệ thống hội nghị truyền hình.
Máy in, máy scan và các thiết bị văn phòng: Các thiết bị này cần sẵn sàng để phục vụ nhu cầu in ấn tài liệu, hợp đồng…
Khu vực pantry, bếp: Một chỗ ngồi làm việc từ xa nên có khu vực pantry với trà, cà phê miễn phí, giúp các thành viên nạp lại năng lượng.
Khu vực nghỉ ngơi, thư giãn: Các khu vực này giúp nhân viên giải lao, trò chuyện, tạo cảm giác thoải mái và giảm căng thẳng.
Hỗ trợ lễ tân và hành chính: Các dịch vụ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tập trung vào công việc chính.

Một chỗ ngồi làm việc từ xa với đầy đủ tiện ích sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.

So sánh: Văn phòng truyền thống vs. Coworking cho Remote Team

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Chỗ Ngồi Làm Việc từ xa (Coworking)
Chi phí	Cao (thuê mặt bằng, trang thiết bị, vận hành, điện, nước)	Thấp (chỉ trả phí theo gói, không mất chi phí đầu tư ban đầu)
Tính linh hoạt	Không linh hoạt, phải cam kết dài hạn	Rất linh hoạt, có thể thuê theo giờ, ngày, tháng
Cộng đồng	Độc lập, chỉ có nhân viên của công ty	Đa dạng, có cơ hội giao lưu, kết nối
Tiện ích	Tự đầu tư và quản lý	Trang bị sẵn, được quản lý bởi đơn vị cung cấp chỗ ngồi làm việc từ xa
Phù hợp với	Doanh nghiệp truyền thống, cần không gian riêng biệt, cố định	Remote team, startup, freelancer, doanh nghiệp cần sự linh hoạt

Rõ ràng, việc thuê một chỗ ngồi làm việc từ xa theo mô hình coworking là lựa chọn tối ưu cho các remote team nhờ tính linh hoạt và hiệu quả về chi phí.

Cách tối ưu chi phí khi thuê Chỗ Ngồi Làm Việc

Thuê chỗ ngồi làm việc từ xa không nhất thiết phải tốn kém. Doanh nghiệp có thể áp dụng các cách sau để tối ưu chi phí.

Chọn gói dịch vụ phù hợp: Thay vì thuê văn phòng riêng, hãy cân nhắc thuê chỗ ngồi linh hoạt hoặc chỉ thuê phòng họp khi cần thiết. Đây là cách tốt nhất để sử dụng chỗ ngồi làm việc từ xa một cách hiệu quả.
Sử dụng dịch vụ theo giờ hoặc theo ngày: Nếu chỉ cần một chỗ ngồi làm việc từ xa cho các buổi họp định kỳ, việc thuê theo giờ hoặc theo ngày sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với thuê theo tháng.
Thương lượng giá: Đừng ngần ngại thương lượng với đơn vị cung cấp chỗ ngồi làm việc từ xa, đặc biệt là khi bạn có nhu cầu sử dụng dài hạn.
Tận dụng các chương trình ưu đãi: Nhiều coworking space có các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng mới. Hãy tìm hiểu và tận dụng các chương trình này để có một chỗ ngồi làm việc từ xa với chi phí hợp lý.

Trải nghiệm thực tế từ doanh nghiệp sử dụng Coworking

Anh Nguyễn Văn A, giám đốc một công ty phần mềm với 20 nhân viên làm việc từ xa, chia sẻ: “Trước đây, chúng tôi rất khó khăn trong việc tổ chức các buổi họp. Kể từ khi thuê chỗ ngồi làm việc từ xa tại một coworking space, mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Không chỉ có không gian chuyên nghiệp để họp, các thành viên còn có cơ hội gặp gỡ, giao lưu. Mọi người làm việc tại chỗ ngồi làm việc từ xa hiệu quả hơn hẳn khi ở nhà.”

Chị Trần Thị B, trưởng nhóm marketing, cũng cho biết: “Nhóm của tôi cần một chỗ ngồi làm việc từ xa để brainstorm ý tưởng. Coworking space với không gian sáng tạo và tiện nghi đầy đủ đã giúp chúng tôi đạt được nhiều ý tưởng đột phá.”

Những câu chuyện này cho thấy, chỗ ngồi làm việc từ xa đã trở thành một giải pháp thiết yếu cho các doanh nghiệp hiện đại.

Xu hướng Chỗ Ngồi Làm Việc từ xa trong tương lai

Trong tương lai, mô hình làm việc từ xa sẽ tiếp tục phát triển, và chỗ ngồi làm việc từ xa sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng.

Tích hợp công nghệ: Các chỗ ngồi làm việc từ xa sẽ tích hợp nhiều công nghệ hơn như hệ thống đặt chỗ thông minh, công nghệ AI để tối ưu hóa không gian.
Phát triển chuỗi không gian: Sẽ có nhiều chuỗi chỗ ngồi làm việc từ xa hơn, cho phép nhân viên có thể làm việc ở bất kỳ địa điểm nào trong cùng một hệ thống.
Cá nhân hóa trải nghiệm: Các chỗ ngồi làm việc từ xa sẽ cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa, phù hợp với từng doanh nghiệp, từng nhóm làm việc.
Chú trọng vào sức khỏe và tinh thần: Chỗ ngồi làm việc từ xa trong tương lai sẽ không chỉ là nơi làm việc mà còn là nơi giúp nhân viên tái tạo năng lượng, với các không gian xanh, khu vực yoga, thiền…

Việc lựa chọn một chỗ ngồi làm việc từ xa phù hợp là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Chỗ ngồi làm việc từ xa lý tưởng cho remote team không chỉ đơn thuần là một không gian để làm việc, mà còn là cầu nối giúp gắn kết con người, tạo môi trường cộng tác hiệu quả và thúc đẩy sáng tạo. Việc lựa chọn đúng không gian sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất và xây dựng văn hóa đội nhóm bền vững trong thời đại làm việc từ xa.