Không gian sự kiện

Giới thiệu tổng quan về dịch vụ tổ chức sự kiện TINI Coworking

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một yếu tố không thể thiếu trong chiến lược phát triển thương hiệu, giao lưu và kết nối doanh nghiệp. Tại TP.HCM, TINI Coworking nổi bật là địa chỉ hàng đầu không chỉ về Coworking space mà còn là trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với hai mô hình linh hoạt: Sự kiện ngoài trời và sự kiện trong nhà. Với lợi thế về vị trí trung tâm, không gian đầu tư bài bản, tiện ích đầy đủ cùng đội ngũ hỗ trợ sự kiện chuyên nghiệp, TINI Coworking giúp mọi ý tưởng sự kiện của khách hàng trở nên dễ dàng hiện thực hóa, đột phá và thành công ngoài mong đợi.

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời tại TINI Coworking

Ưu điểm vượt trội của không gian ngoài trời

Không gian tổ chức sự kiện ngoài trời tại TINI Coworking mang đến trải nghiệm mở rộng và gần gũi với thiên nhiên, tạo nên không gian thoáng đãng, thoải mái, giúp các hoạt động sự kiện diễn ra trọn vẹn và ấn tượng. Đây là điểm cộng lớn so với các không gian kín, góp phần nâng cao sự hứng khởi, sáng tạo và tương tác giữa các thành viên tham dự. Không gian ngoài trời phù hợp cho nhiều loại hình sự kiện như team building sôi động, workshop đào tạo sáng tạo, tiệc doanh nghiệp sang trọng, lễ khai trương trang trọng hay các sự kiện văn hóa, lễ hội truyền thống mang sắc thái đặc trưng.

Với sức chứa lên đến 100 khách, khu vực tổ chức sự kiện ngoài trời ở TINI Coworking được trang bị các phương án bố trí linh hoạt, từ bàn ghế tiệc ngồi đến khu vực check-in rộng rãi với backdrop cá nhân hóa, tạo điểm nhấn cho không gian và giúp khách mời dễ dàng di chuyển, ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ.

Bên cạnh không gian, TINI Coworking còn đầu tư một hệ thống trang thiết bị chuyên nghiệp với hệ thống ánh sáng LED đa sắc màu hiện đại, hệ thống âm thanh công suất cao, máy chiếu thông minh và các thiết bị trình chiếu hỗ trợ nội dung phong phú, phục vụ mọi nhu cầu trình diễn, giới thiệu sản phẩm hoặc các tiết mục giải trí.

Ngoài ra, dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời tại TINI Coworking còn được hoàn thiện với các gói hỗ trợ toàn diện về F&B, setup trang trí theo chủ đề, điều phối sự kiện và các dịch vụ linh hoạt khác, giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm tập trung phát triển chương trình và giao lưu kết nối thành công.

Loại hình sự kiện ngoài trời phù hợp

Không gian ngoài trời tại TINI Coworking là lựa chọn tối ưu cho nhiều loại sự kiện đa dạng:

• Tiệc networking ngoài trời giúp tạo ra không gian giao lưu thân mật, thoáng đãng, thúc đẩy sự kết nối hiệu quả giữa các doanh nghiệp và cá nhân trong môi trường chuyên nghiệp nhưng không căng thẳng.
• Tổ chức team building với các hoạt động thể thao, trò chơi tập thể ngoài trời giúp nâng cao tinh thần đồng đội, kỹ năng lãnh đạo và sự gắn kết tập thể hiệu quả.
• Sự kiện kỷ niệm công ty hoặc lễ khai trương thể hiện sự trang trọng và ý nghĩa, đồng thời tận dụng tối đa phong cách mở, gần gũi thiên nhiên, tạo ấn tượng khó quên cho khách mời.
• Ra mắt sản phẩm hoặc sinh nhật doanh nghiệp với không gian linh hoạt dễ dàng thiết kế theo concept độc đáo, thu hút sự quan tâm và phản hồi tích cực từ cộng đồng khách hàng.
• Sự kiện cộng đồng, workshop, talkshow ngoài trời là hình thức được nhiều startup hoặc nhóm cộng đồng yêu chuộng nhằm tạo sự gần gũi, kết nối tự nhiên, trao đổi kiến thức hiệu quả.
• Buổi chiếu phim, trải nghiệm nghệ thuật, tiệc tùng ngoài trời giúp tạo không gian văn hóa phong phú, kết nối cộng đồng, nâng cao giá trị tương tác xã hội.

Cơ sở vật chất và dịch vụ đi kèm

TINI Coworking cung cấp đa dạng trang thiết bị và dịch vụ hỗ trợ nhằm đảm bảo sự kiện ngoài trời diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp:

• Thiết bị tiêu chuẩn: bộ bàn ghế thoải mái, mái che chất lượng, backdrop trang trí bắt mắt, hệ thống âm thanh chất lượng cao, ánh sáng đa dạng và máy chiếu hiện đại.
• Mạng wifi tốc độ cao, ổn định đáp ứng nhu cầu kết nối liên tục của người tham dự và các thiết bị trình chiếu, livestream.
• Hệ thống WC riêng biệt, sạch sẽ và tiện ích đảm bảo sự thoải mái trong suốt thời gian sự kiện.
• Setup theo yêu cầu cá nhân hóa: trang trí sự kiện theo chủ đề, thiết kế photobooth ấn tượng, đặt bảng tên, biểu ngữ tạo dấu ấn riêng biệt.
• Dịch vụ ẩm thực đa dạng: cung cấp tiệc nhẹ, buffet, các món ăn và thức uống theo menu phong phú, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm và khẩu vị đa dạng.
• Đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp: các chuyên viên hỗ trợ đón tiếp khách mời, điều phối chương trình, quản lý an ninh đảm bảo sự kiện diễn ra trật tự, an toàn và đầy đủ tiện nghi.
• Bãi đỗ xe thuận tiện ngay trong khuôn viên giúp khách tham dự an tâm về chỗ đậu xe cho phương tiện cá nhân.

Quy trình đặt dịch vụ sự kiện ngoài trời tại TINI Coworking

• Tiếp nhận thông tin và yêu cầu cụ thể từ khách hàng về số lượng khách, loại hình sự kiện, thời gian tổ chức và ngân sách dự kiến.
• Tư vấn chi tiết giải pháp không gian tổ chức, thiết kế layout phù hợp cùng ý tưởng trang trí độc đáo dựa trên yêu cầu và mục tiêu sự kiện.
• Báo giá chi tiết và lên kế hoạch tổ chức toàn diện, bao gồm dự trù chi phí và kế hoạch triển khai từng giai đoạn.
• Ký hợp đồng và hỗ trợ khách hàng với các tùy chọn thanh toán linh hoạt theo điều kiện cam kết.
• Thực hiện setup toàn bộ không gian và trang thiết bị kỹ thuật, tiến hành chạy thử đảm bảo mọi yếu tố vận hành ổn định.
• Triển khai tổ chức sự kiện, quản lý điều phối chương trình, hỗ trợ xử lý phát sinh đảm bảo tiến độ và chất lượng.
• Đánh giá, nghiệm thu kết quả sự kiện, thu hồi phản hồi và thực hiện các bước chăm sóc khách hàng hậu sự kiện nhằm nâng cao trải nghiệm và phát triển quan hệ đối tác bền vững.

Ưu điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời tại TINI Coworking

TINI Coworking sở hữu một không gian xanh hiếm hoi giữa lòng TP.HCM, giúp doanh nghiệp và tổ chức tận hưởng không khí trong lành, tràn đầy năng lượng tích cực ngay trong thành phố đông đúc. Tổng thể khu vực ngoài trời được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn an toàn, sạch sẽ và bảo mật, giúp tổ chức sự kiện riêng tư, chuyên nghiệp với quy mô linh hoạt từ nhỏ đến rất lớn.

Bên cạnh đó, hệ thống tiện ích đồng bộ từ trang thiết bị kỹ thuật đến dịch vụ nhân sự hỗ trợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể nguồn lực vận hành. Khách hàng đến với TINI Coworking sẽ được trải nghiệm không gian sự kiện ngoài trời chuẩn mực, tiện nghi và trọn gói, hỗ trợ tập trung hoàn toàn vào chương trình, mục tiêu kinh doanh và sự kết nối hiệu quả.

Dịch vụ tổ chức sự kiện trong nhà tại TINI Coworking

Không gian sự kiện trong nhà hiện đại, đa dạng và linh hoạt

TINI Coworking cung cấp không gian tổ chức sự kiện trong nhà được thiết kế hiện đại và tối ưu nhằm đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp và tổ chức với sức chứa từ 60 đến 100 người. Không gian này có khả năng linh hoạt bố trí các kiểu ghế và bàn khác nhau theo yêu cầu của từng loại hình sự kiện như bố trí ghế dạng hội trường để tập trung tối đa cho phần trình bày; bàn tròn tạo điều kiện giao lưu, thảo luận nhóm hiệu quả; kiểu lớp học phù hợp cho đào tạo; hoặc không gian cocktail tinh tế cho các buổi tiệc và networking.

Hệ thống công nghệ trang bị đồng bộ gồm đèn chiếu sáng chuyên nghiệp, âm thanh rõ ràng, máy chiếu chất lượng cao và kết nối wifi tốc độ mạnh mẽ đảm bảo truyền tải nội dung và tương tác trực tiếp hiệu quả. Điều hòa không khí được thiết kế vận hành êm dịu, bảo đảm môi trường làm việc thoải mái trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, dù thời tiết ngoài trời có thế nào.

Về kiến trúc nội thất, TINI Coworking hướng tới phong cách tối giản hiện đại, sử dụng tông màu trung tính, điểm xuyết cây xanh thoáng đãng giúp giảm stress, tăng cảm hứng cho người tham dự. Trần nhà cao tạo độ mở cho không gian, kết hợp cửa kính lớn giúp tận dụng ánh sáng tự nhiên, giảm tiêu thụ điện năng, góp phần tạo môi trường xanh và thân thiện với người sử dụng.

Các loại hình sự kiện trong nhà phổ biến tại TINI Coworking

Không gian đa năng của TINI Coworking linh hoạt đáp ứng nhu cầu tổ chức các sự kiện đa dạng:

• Hội thảo, workshop, đào tạo nội bộ: Đây là hình thức sự kiện phổ biến nhất, đòi hỏi không gian yên tĩnh, trang thiết bị trình chiếu chất lượng và cách bố trí khoa học giúp chia sẻ kiến thức hiệu quả.
• Buổi đào tạo kỹ năng, họp báo, ra mắt sản phẩm: Cần sự chuyên nghiệp trong bố trí phòng họp, âm thanh ánh sáng, cùng không gian tiếp khách thoải mái và khu vực phát ngôn riêng.
• Sự kiện cộng đồng, meetup startup, hội nhóm doanh nghiệp: Không gian thuận tiện cho giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm và tạo dựng mối quan hệ chuyên nghiệp.
• Team building nội bộ, tiệc tất niên, sinh nhật công ty, khai trương: Môi trường ấm cúng, linh hoạt giúp phát huy tối đa tinh thần đoàn kết và sự kiện diễn ra sôi động, thân thiện.
• Quay phim, livestream, sự kiện nghệ thuật hoặc talkshow: Trang thiết bị công nghệ hiện đại đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh chuyên nghiệp, không gian thích hợp cho các hoạt động ghi hình và phát trực tiếp.

Dịch vụ sự kiện đi kèm linh hoạt và chuyên nghiệp

TINI Coworking không chỉ cung cấp không gian mà còn có hệ sinh thái dịch vụ sự kiện toàn diện:

• Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp và kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ vận hành sự kiện suốt quá trình diễn ra, xử lý nhanh mọi tình huống kỹ thuật phát sinh.
• Hỗ trợ dịch vụ trang trí sự kiện, in ấn backdrop, thiết kế biển tên, photobooth để tạo nên không gian ấn tượng và đồng bộ với thương hiệu khách hàng.
• Cung cấp dịch vụ tiệc trà, F&B, snack, nước uống phù hợp với yêu cầu từng chương trình, đảm bảo năng lượng và sự hài lòng cho khách mời.
• Hỗ trợ booking phòng họp nhỏ, phòng VIP cho các cuộc gặp riêng tư, bàn bạc chiến lược hoặc tiếp đón khách mời đặc biệt.
• Đảm bảo bảo mật thông tin, an ninh nghiêm ngặt và dịch vụ vệ sinh định kỳ tạo môi trường an toàn, sạch sẽ xuyên suốt sự kiện.

Quy trình đặt dịch vụ sự kiện trong nhà tại TINI Coworking

Quy trình đặt dịch vụ tại TINI Coworking tương tự như đặt không gian ngoài trời nhưng được bổ sung chi tiết về các yếu tố nội thất và công nghệ kỹ thuật nhằm cá nhân hóa trải nghiệm sự kiện:

• Tiếp nhận và phân tích kỹ yêu cầu sử dụng về loại hình sự kiện, số lượng khách, bố trí chỗ ngồi, loại ghế và bàn cũng như yêu cầu trang trí.
• Tư vấn thiết kế layout phù hợp với mục đích lựa chọn kiểu sắp xếp ghế như hội trường, lớp học, cocktail hoặc bàn tròn.
• Lắp đặt và vận hành hệ thống trình chiếu, âm thanh, ánh sáng hoặc thiết bị livestream nếu khách hàng có nhu cầu sản xuất sự kiện trực tiếp.
• Tiến hành chạy thử kỹ thuật để đảm bảo không gian sự kiện đạt chuẩn, không xảy ra sự cố kỹ thuật trong sự kiện chính thức.
• Theo dõi, hỗ trợ điều phối sự kiện cùng khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời.
• Kết thúc sự kiện, hỗ trợ dọn dẹp và tổng kết đánh giá dịch vụ.

Điểm khác biệt và lý do lựa chọn TINI Coworking tổ chức sự kiện trong nhà

• Thiết kế sáng tạo, thân thiện và hiện đại: TINI Coworking tối ưu hóa trải nghiệm khách mời bằng không gian mở, cây xanh và nội thất cao cấp kết hợp hài hòa ánh sáng tự nhiên và nhân tạo, tạo cảm giác ấm cúng nhưng chuyên nghiệp.
• Phòng sự kiện cách âm tốt: Gia tăng sự tập trung, giảm thiểu tiếng ồn bên ngoài, đảm bảo sự kiện riêng tư, hiệu quả cao nhất.
• Vị trí trung tâm TP.HCM: Thuận tiện di chuyển từ các quận, gần các điểm giao thông lớn, giúp khách mời dễ dàng tiếp cận và nâng cao giá trị thương hiệu doanh nghiệp.
• Đội ngũ setup linh hoạt, hỗ trợ 24/7: TINI Coworking luôn sẵn sàng đồng hành, thích nghi nhanh chóng với thay đổi yêu cầu sự kiện, đảm bảo mọi kế hoạch được thực hiện trọn vẹn, tạo ra những trải nghiệm khó quên cho khách hàng.

So sánh & Tư vấn chọn lựa sự kiện ngoài trời và trong nhà

Khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, việc lựa chọn hình thức tổ chức trong nhà hay ngoài trời là một quyết định rất quan trọng. Mỗi loại hình đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, phù hợp với từng mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp, cũng như các điều kiện khách quan như số lượng khách dự kiến, ngân sách, thời tiết và thông điệp muốn truyền tải. Dưới đây là phân tích chi tiết giúp doanh nghiệp và tổ chức có thể cân nhắc lựa chọn phù hợp nhất, đồng thời những lời khuyên chuyên gia từ TINI Coworking sẽ giúp tạo nên sự kiện thành công trọn vẹn.

So sánh ưu nhược điểm của từng loại hình sự kiện

Sự kiện ngoài trời

Ưu điểm:

• Không gian rộng rãi, thoáng đãng: Không gian mở giúp tăng khả năng tổ chức sự kiện quy mô lớn hơn, thoải mái di chuyển, tạo cảm giác tự do, gần gũi thiên nhiên.
• Tính linh hoạt trong trang trí và thiết kế: Dễ dàng tùy chỉnh bố trí và decor không gian theo ý tưởng sáng tạo, đáp ứng đa dạng phong cách sự kiện.
• Tạo không khí năng động, sinh động: Những sự kiện như team building, lễ hội hay tiệc tùng ngoài trời thường thu hút sự tham gia hào hứng, giúp phát huy tinh thần tập thể và giữ chân khách mời lâu hơn.
• Thích hợp cho các hoạt động vận động, trải nghiệm thực tế, tăng tính tương tác cao.

Nhược điểm:

• Phụ thuộc vào yếu tố thời tiết: Mưa, gió lớn hay nhiệt độ quá cao có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện, gây khó khăn trong việc chuẩn bị và tổ chức.
• Chi phí đầu tư thiết bị mái che, dự phòng thời tiết: Cần có giải pháp dự phòng với mái che, lều bạt, hệ thống làm mát hoặc sưởi ấm, làm tăng chi phí vận hành.
• Yêu cầu quản lý phức tạp hơn: Vấn đề an ninh, vệ sinh, âm thanh ngoài trời đòi hỏi nhiều công tác tổ chức sâu sát, nhất là khi sự kiện kéo dài nhiều giờ hoặc qua đêm.

Sự kiện trong nhà

Ưu điểm:

• Kiểm soát tốt môi trường: Không bị ảnh hưởng bởi thời tiết, ánh sáng hoặc tiếng ồn bên ngoài, giúp sự kiện diễn ra trơn tru theo đúng kế hoạch.
• Trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, đồng bộ: Dễ dàng thiết lập các hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, livestream đảm bảo chất lượng chuyên nghiệp.
• Tính riêng tư cao, an toàn và bảo mật tốt: Phù hợp cho các buổi lễ trang trọng, họp báo, đào tạo nội bộ hoặc sự kiện cần giao lưu kín đáo.
• Tiện ích hỗ trợ đa dạng: Có phòng chờ, khu vực tiếp khách, nhà vệ sinh sạch sẽ, dịch vụ F&B trong nhà thuận tiện.

Nhược điểm:

• Giới hạn không gian và sức chứa: Không gian trong nhà thường hạn chế về diện tích, ảnh hưởng đến số lượng khách mời tham gia.
• Không khí có thể kém thoáng đãng: Đòi hỏi hệ thống điều hòa tốt, đảm bảo môi trường làm việc/tiệc mát mẻ trong suốt sự kiện.
• Ít linh hoạt về trang trí không gian so với ngoài trời do giới hạn về cấu trúc trần, tường, cửa sổ.

Các yếu tố cần cân nhắc khi chọn loại hình sự kiện

Khi quyết định tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời, bạn cần xem xét tổng thể các yếu tố sau đây để lựa chọn mô hình phù hợp nhất:

• Mùa và điều kiện thời tiết: Nếu tổ chức vào mùa mưa hoặc nóng bức kéo dài, sự kiện trong nhà sẽ an toàn và ít rủi ro hơn; mùa khô thuận lợi có thể tận dụng không gian ngoài trời rộng rãi.
• Số lượng khách dự kiến: Với lượng khách lớn, ngoài trời thường cho phép linh hoạt bố trí để đảm bảo không gian thoải mái; số lượng nhỏ hoặc vừa nên ưu tiên trong nhà để đảm bảo chất lượng trải nghiệm.
• Mục đích và tính chất sự kiện: Sự kiện trang trọng hoặc cần liên kết âm thanh ánh sáng chất lượng cao nên chọn trong nhà; sự kiện năng động, giao lưu tự nhiên hoặc giải trí có thể chọn ngoài trời.
• Ngân sách tổ chức: Sự kiện ngoài trời có thể tốn nhiều chi phí chuẩn bị thiết bị che chắn, âm thanh ngoài trời; trong khi đó, sự kiện trong nhà thường ăn theo phối hợp dịch vụ trọn gói, quản lý tốt hơn.
• Mục tiêu branding và hình ảnh: Không gian tổ chức sự kiện phản ánh hình ảnh doanh nghiệp, vì vậy chọn lựa không gian phù hợp với thương hiệu, phong cách và thông điệp cần truyền tải rất quan trọng.
• Kịch bản chương trình: Các hoạt động vận động, trải nghiệm sẽ thuận tiện hơn ở không gian ngoài trời; hội thảo, đào tạo, trình chiếu cần không gian kín đáo phù hợp trong nhà.

Lời khuyên khi chọn thuê tổ chức sự kiện của TINI Coworking

Đội ngũ chuyên gia sự kiện tại TINI Coworking luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng khách hàng trong việc xây dựng kịch bản tổ chức tối ưu nhất dựa trên đặc điểm từng sự kiện. Một số lưu ý quan trọng từ chuyên gia giúp bạn quyết định phù hợp:

• Hiểu rõ điều kiện tự nhiên và lịch trình sự kiện: Khảo sát dự báo thời tiết, lên kế hoạch thời gian dự phòng, chọn lựa thời điểm và địa điểm phù hợp.
• Xác định rõ mục tiêu sự kiện và nhóm khách mời: Từ đó lựa chọn không gian phù hợp để tối đa hóa tương tác, nâng cao sự hài lòng và hiệu quả truyền thông.
• Tính toán kỹ lưỡng ngân sách từ đầu để phân bổ hợp lý chi phí cho không gian, thiết bị, ẩm thực, truyền thông và các chi phí phát sinh khác.
• Ưu tiên tối đa hóa trải nghiệm khách mời bằng cách chọn không gian vừa tầm, dịch vụ chuyên nghiệp, không gian xanh và đầy đủ tiện nghi.
• Linh hoạt trong kế hoạch tổ chức: Chuẩn bị phương án giải quyết phát sinh, thay đổi nhanh chóng về layout, thời gian hoặc công nghệ hỗ trợ.

Tại sao nên lựa chọn TINI Coworking đồng hành tổ chức sự kiện

TINI Coworking là đối tác tổ chức sự kiện lý tưởng nhờ vào giá trị trải nghiệm toàn diện và dịch vụ đa dạng, cùng với không gian linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh theo từng yêu cầu riêng biệt của khách hàng. Bất kể bạn tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời, TINI Coworking đều mang đến không gian được trang bị trang thiết bị hiện đại, tiện nghi và bố trí phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả chương trình.

Đội ngũ chuyên nghiệp tại TINI Coworking luôn đồng hành sát sao, từ bước lên ý tưởng, tư vấn kịch bản, chuẩn bị setup kỹ thuật đến phối hợp vận hành sự kiện, giúp khách hàng “nhẹ lo vận hành, trọn vẹn ý tưởng”. Điều này không chỉ giảm thiểu áp lực tổ chức mà còn giúp doanh nghiệp tập trung phát triển các hoạt động kinh doanh cốt lõi.