Văn phòng chia sẻ là gì? Tìm hiểu từ A - Z

Văn phòng chia sẻ là gì mà ngày càng nhiều cá nhân, nhóm startup và doanh nghiệp nhỏ lựa chọn? Khi mô hình làm việc truyền thống dần được thay thế bởi hybrid working, nhu cầu về không gian linh hoạt, hiện đại và tiết kiệm ngày một tăng. Trong bài viết này, TINI Coworking sẽ giúp bạn tìm thấy mọi thông tin cần thiết về văn phòng chia sẻ từ các hình thức phổ biến, tiện ích đi kèm cho đến những điều nên cân nhắc trước khi thuê.

Văn phòng chia sẻ là gì?

Nói một cách dễ hiểu, văn phòng chia sẻ (hay cách gọi khác co-working space) là một không gian làm việc chung được thiết kế để nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê vào làm việc trong cùng một khung giờ hoặc theo hình thức linh hoạt (giờ, ngày, tháng). Điểm đặc biệt của mô hình này là bạn không cần phải đầu tư cơ sở vật chất hay quản lý vận hành, chỉ đơn giản đến ngồi làm việc và tận hưởng các tiện ích sẵn có trong đó.

Các hình thức phổ biến của văn phòng chia sẻ hiện nay

Tùy vào nhu cầu sử dụng, ngân sách và mô hình làm việc, văn phòng chia sẻ hiện được chia thành ba hình thức phổ biến sau:

Chỗ ngồi cố định (Fixed Desk)

Đây là hình thức mà bạn sẽ được bố trí một vị trí làm việc riêng cố định, có thể để lại đồ cá nhân và sử dụng mỗi ngày như văn phòng riêng của mình. Chỗ ngồi cố định sẽ phù hợp với những người làm việc toàn thời gian hoặc cần môi trường ổn định để tập trung lâu dài.

Chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk)

Với hình thức này, bạn có thể chọn bất kỳ chỗ ngồi nào đang trống trong khu vực làm việc chung. Đây là hình thức tiết kiệm hơn, phù hợp với freelancer, người làm việc không theo giờ cố định hoặc chỉ cần văn phòng vài ngày mỗi tuần.

Văn phòng riêng (Private Office)

Là không gian riêng biệt dành cho nhóm hoặc doanh nghiệp nhỏ từ 2-15 người. Private Office vẫn được hưởng đầy đủ các tiện ích chung như phòng họp, pantry, internet, nhưng có thêm sự riêng tư cần thiết để vận hành nội bộ một cách linh hoạt.

Lý do văn phòng chia sẻ trở nên phổ biến

Không phải ngẫu nhiên mà văn phòng chia sẻ lại phát triển mạnh mẽ đến vậy. Khi doanh nghiệp ngày càng ưu tiên sự linh hoạt và tối ưu chi phí, thì việc thuê văn phòng chia sẻ là giải pháp thay thế hợp lý cho văn phòng truyền thống. Một số yếu tố nổi bật khiến mô hình này ngày càng được ưa chuộng gồm:

• Chi phí hợp lý: Người dùng sẽ chỉ trả cho thời gian hoặc không gian họ thực sự sử dụng. Không cần đầu tư lớn cho văn phòng cố định hay hạ tầng kỹ thuật.
• Tối ưu vận hành: Không phải lo các khâu như điện, nước, vệ sinh, bảo trì hay thuê nhân viên lễ tân – mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn.
• Tiện nghi như văn phòng cao cấp: Dù là không gian chia sẻ, nhưng các coworking hiện nay đều trang bị đầy đủ tiện ích từ wifi tốc độ cao, phòng họp, máy in đến khu pantry hay khu thư giãn (healing).
• Linh hoạt và dễ mở rộng: Bạn có thể làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, dễ dàng mở rộng team hoặc điều chỉnh quy mô khi cần.
• Thúc đẩy kết nối và sáng tạo: Văn phòng chia sẻ là một không gian mở với cộng đồng người dùng đa ngành, điều này giúp tăng cơ hội học hỏi, hợp tác, và truyền cảm hứng mỗi ngày.

Bạn nhận được gì khi thuê văn phòng chia sẻ?

Khi chọn thuê văn phòng chia sẻ là gì?Là khi bạn không chỉ đơn thuần sở hữu một chỗ ngồi mà còn được hưởng trọn gói các dịch vụ hỗ trợ mà trước đây chỉ có ở các văn phòng cao cấp. Không chỉ đơn thuần là cung cấp không gian ngồi làm việc, các đơn vị vận hành Coworking Space hiện nay còn cung cấp một hệ sinh thái tiện ích đáng kể như:

• Lễ tân chuyên nghiệp: Phù hợp với những ai cần tiếp khách hàng hoặc đối tác thường xuyên. Bộ phận lễ tân sẽ là “bộ mặt đại diện” hỗ trợ đón khách, chuyển thư từ, gọi điện nội bộ hoặc hướng dẫn sử dụng phòng họp giúp doanh nghiệp luôn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.
• Phòng họp tiếp khách: Dành cho các buổi trao đổi, ký kết hoặc thuyết trình nhóm nhỏ. Một số văn phòng chia sẻ còn trang bị sẵn máy chiếu, bảng viết, tivi trình chiếu sẵn sàng cho mọi kịch bản họp.
• Kết nối internet tốc độ cao: Đáp ứng tốt cho các công việc cần kết nối liên tục như họp online, xử lý dữ liệu lớn hay creative (livestream, tiktok,..).
• Dọn dẹp định kỳ & hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo không gian luôn sạch sẽ, đầy đủ giấy in, mực in và đường truyền internet ổn định. Những ai không muốn lo lắng về hạ tầng sẽ thấy tiện ích này cực kỳ đáng giá.
• Các khu nghỉ ngơi & giải trí: Điển hình như khu pantry, khu thư giãn, khu bếp, quầy cà phê – đây là những nơi rất lý tưởng cho những lúc cần nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng hoặc networking trong môi trường thoải mái, sáng tạo.
• Tiện ích mở rộng: Một số đơn vị như TINI Coworking còn tích hợp các dịch vụ giá trị gia tăng như phòng studio livestream, thư viện, phòng gym, yoga, hay dịch vụ kế toán – pháp lý hoặc hỗ trợ khởi nghiệp, rất phù hợp với startup đang trên đà phát triển.

Mỗi dịch vụ đều mang lại trải nghiệm làm việc trọn vẹn, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào công việc mà không bị gián đoạn bởi các việc “vặt” ngoài chuyên môn.

Những ai cần sử dụng văn phòng chia sẻ?

Văn phòng chia sẻ không giới hạn đối tượng sử dụng, nhưng sẽ đặc biệt phù hợp với những nhóm sau:

Freelancer & người làm việc tự do

Với đặc thù không cố định địa điểm, nhiều freelancer từng phải “cắm trại” ở quán cà phê, đối mặt với tiếng ồn, đường truyền kém ổn định và thiếu sự riêng tư. Văn phòng chia sẻ giúp họ có không gian làm việc chuyên nghiệp, yên tĩnh, được trang bị đầy đủ công cụ hỗ trợ như in ấn, internet, phòng họp,…

Startup & doanh nghiệp nhỏ (SME)

Những công ty mới thành lập hoặc đội ngũ quy mô nhỏ thường không muốn đổ vốn vào một văn phòng cố định với hợp đồng thuê dài hạn, chi phí vận hành phức tạp. Mô hình này sẽ cung cấp giải pháp “vào làm việc ngay”, giúp họ tập trung nguồn lực cho phát triển sản phẩm và vận hành.

Nhóm dự án, team làm việc ngắn hạn

Trong các chiến dịch marketing, sản xuất nội dung hay phát triển phần mềm, có những giai đoạn team cần tập trung cao độ trong vài tuần hoặc vài tháng. Văn phòng chia sẻ là lựa chọn lý tưởng để cộng tác, họp nhóm, chia sẻ tài nguyên mà không phải đầu tư dài hạn.

Chuyên gia tư vấn, cố vấn độc lập

Những người hoạt động tự do trong lĩnh vực tài chính, luật, nhân sự… thường cần không gian làm việc chỉn chu để tiếp khách, ký kết hợp đồng hay trao đổi dự án. Họ cũng cần không khí yên tĩnh và bảo mật – điều mà dịch vụ văn phòng chia sẻ có thể cung cấp.

Người sáng tạo nội dung, streamer, designer

Một số coworking tích hợp studio quay phim, phòng livestream, thiết bị ghi âm, chụp ảnh – điều này giúp các Content Creator dễ dàng sản xuất nội dung ngay tại chỗ mà không phải thuê ngoài đắt đỏ.

TINI Coworking – Văn phòng chia sẻ theo chuẩn ESG

Trong vô vàn lựa chọn văn phòng chia sẻ, TINI Coworking nổi bật với khái niệm “Office in the Garden” – kết hợp giữa không gian làm việc chuyên nghiệp và tiêu chuẩn phát triển bền vững ESG (Environmental – Social – Governance).

TINI không chỉ cung cấp đầy đủ các mô hình như hot desk, fixed desk, văn phòng riêng hay studio, mà còn tạo ra một hệ sinh thái làm việc “xanh” giữa trung tâm thành phố – nơi người dùng có thể cân bằng giữa công việc, sức khỏe và ý thức bảo vệ môi trường.

Một số điểm nổi bật tại TINI Coworking:

• Thiết kế “Office in the Garden” – vườn cây, ánh sáng tự nhiên, thác nước.
• Không sử dụng nhựa dùng một lần, hợp tác tái chế với nhiều đơn vị xanh.
• Hệ thống điện – nước cảm biến, sử dụng năng lượng mặt trời, xử lý nước thải.
• Tiện ích đa dạng: phòng gym, yoga, phòng nap, livestream studio, thư viện.
• Không gian sự kiện ngoài trời, quán cà phê ESG trong khuôn viên.
• Dịch vụ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, kế toán – pháp lý – lễ tân văn phòng.

Nếu bạn đang tìm hiểu văn phòng chia sẻ là gì, hy vọng những chia sẻ từ TINI đã giúp bạn hình dung rõ hơn. Và nếu bạn đang trên hành trình tìm kiếm một không gian làm việc phù hợp, đừng ngại kết nối với TINI để được tư vấn và trải nghiệm thực tế nhé.

FAQ – Những câu hỏi thường gặp về Văn phòng chia sẻ